個人檔案在校時稱為學生檔案，包含畢業(yè)生登記表、成績單等個人學習材料，入黨志愿書等黨團材料以及其他可供參考的材料。畢業(yè)后，高校將學生檔案轉(zhuǎn)遞至就業(yè)單位，就業(yè)單位在學生檔案基礎上增加就業(yè)經(jīng)歷等工作材料，形成人事檔案。

檔案除了供用人單位考察錄用人員之外，也是維護個人權(quán)益和福利的憑證，無論是工作調(diào)動、考研、公務員招考，還是職稱評審、考資格證、工齡認定、社保辦理、住房補貼發(fā)放、入黨、辦理退休等，都要用到它。

檔案屬于機密文件，只有具備人事管理權(quán)的單位才可以拆開，其他單位和個人是不允許拆封的，檔案的記錄、保存、傳遞等需要符合國家出臺的規(guī)定，由人事專職人員來完成相關工作，并要遵循檔案的保密性、安全性、真實性、完整性的原則。

如果有個人或者單位不遵守相關規(guī)定私自拆封，有檔案管理權(quán)限的單位可以拒收相關檔案，因為檔案的不穩(wěn)定性因素較多，拆開后無法保證檔案的真實性和完整性。

例如畢業(yè)生檔案中一般有高校畢業(yè)生登記表與獎懲材料等，如果私自拆開后，檔案管理人員無法確認其是否是原單位實際給的獎懲材料，有沒有存在處分材料被抽取，或者檔案里其他材料被更改的情況。由于這種情況無法確認，所以必須回原單位去核實。

檔案被拆封之后，可能被相關單位拒收，那么檔案就會變成“廢”檔或“死”檔，重建檔案流程非常復雜。

檔案私自拆開后還會被人才市場拒收，導致考研、考公務員等受到影響。此外，還會影響個人享受相關權(quán)益，比如特殊工種提前退休等。